元技術者日記(2010/12)

種々の決済には、担当部署の責任者の承認が必要です。

現実には判断出来る人は少ないでしょうが、情報の共有の意味はあります。

最近は、社内イントラネットを使用した電子決済システムが普及しています。

回覧決済に時間がかかるのを許容する余裕はなくなって来ています。

それでも、仕事やプライベートで責任者不在の時の代理者・代行者を事前に決めておきます。

不在の定義も同時に決めておく事も同様に必要です。

技術的な部著は代理者が限られるのが現実でしょう。

同時に、配置転換が多いので個人名ではなく担当で代行者を決めておく必要があります。

定期的な配置変えのたびに代理者リストの書き換えは承認を含めて、無駄としか言えません。

その場合に、部署外の代理者も含める事は多くあります。そして、その代理者になる事が多いのが窓口の担当者です。

情報の出入り口であり、実務的に詳しくないと担当出来ませんから必然的に多くなります。(2010/12/09)

担当業務には、法が絡む事もあります。

これに関しては、代理を置くことは不可です。

製造業では、輸出管理令がその代表です。

他にも、関連する事はありますが、技術者が責任決済者になる事は逆に無理があります。

技術的な内容や判断・申請は、技術の担当です。

会社の事業内容により、法的な事を専任する部署を置く場合と、それぞれの事業部署で処理する担当を置く場合があります。

後者は、商品が多岐に渡り、専任部署内に技術的に対応出来ない商品が出来てしまう場合です。

法的な申請は、基本的には会社の代表者＝社長ですから、事業の担当決済者が既に代理になります。

対応が１事業部を超えて会社全体に影響する法的な事は、むやみに代理決済してはいけないという事です。

それでは、担当者が長期不在の時はどうするかと言うと、代理ではなく代行＞権限の委譲を行います。

すなわち、担当者の変更です。後に元に戻るとしても、委譲期間中は決済者が変わり、１人のみ存在します。(2010/12/19)

社内イントラネットを作った企業は、距離的に離れた人とを電子決済で結びつけます。

電子決済のメリットは、書類の移動がないので、時間的・保管的に速くかつ安全という事です。

そして、もうひとつの運用して判るメリットは、誰かの所で止まっていると直ぐに判るという事です。

理由があり止まる事もありますが、書類の山に埋もれるという事が避ける事が出来ます。

意外と決済に時間がかかっていた部門で、誰が原因だったのかが判明します。

また、事前にどのような書類が回覧されてくるかの情報が送られてくるシステムにすると、より効果的です。

社内ネットワークの整備は、色々な事で変化・改革・改善をもたらします。

技術的にも同様ですが、事務的にはきわめてシンプルで多くの事が改善出来ます。

重要書類の決裁に時間がかかる問題は、決裁者の削減やコピー同時決済などが提案された事があります。

しかし、電子決済機能が完備すると、上記の無理をしなくても容易に改善出来ます。

情報の共有という面でのリスクを負わなくても良いのです。(2010/12/30)