「決済書類」
何が困るかと言って、何かの決済履歴が判らない事は困る。
特に費用が絡む事は、進まない。
電話・メールでのやり取りでも、第三者に判る形で残っていないと同じです。
電子化の場合でも、よくつめておく必要があります。
決済書類は、作成者と回覧者と決済者が存在します。
回覧者は関係ない場合もあります。
決済者で止まる事はしばしばありますが、作成者がフォローする必要があります。
忘れている時と、事情があり止めている事があります。
ただ、回覧終了日を記載して管理忘れを防ぐ事も普通です。
書類の行方不明という信じられない事も実はあります。(2013/08/06)
「階層週報」
日報は製造現場の係単位で書きます。
設計・技術は、多くは週報を書きます。
誰が読むのか？。
それは部門で決めますが、はっきりしているのは、担当上司です。
飛び越したその上の上司は、必ず読むとは限りません。
通常は複数の管理部署があり、それぞれの担当の報告を元に管理しています。
従って、担当上司の週報は個人の内容と、担当部署の全体のまともを書きます。
担当上司の週報を見れば、その係のやっている内容がわかる様に書きます。
書き方は、個人で違うでしょう、個人事に羅列したり、トピックスにしたりチャートにしたりです。
上司から書き方のリクエストが有ることは、その目的から珍しくありません。(2013/08/16)
「代理店制度の有無」
製造業では、営業部門とともに代理店制を持っている事が多いです。
営業人員と、支店数の削減やらを含む、対顧客サービスのコストパフォーマンスの影響です。
顧客の納入先は、全国的に離散しています。
それにあわせて、営業所・支店を設けるのは効率が悪いですが、多数のメーカーや多数の部門の商品を扱う代理店なら可能な時もあります。
ただしというか当然ながら、各所で手数料を取らないとビジネスになりません。
注文は価格と一体ですので、受注と納品は基本は複数の拠点を通る事になります。
現実は納期次第で、在庫を持つ時と、ダイレクトに短期納入もあります。
ただし、書類は決まった流れで動いて行きます。
また、技術・設計がユーザーを訪問する時は、基本は代理店が同行します。
営業と代理店間の事前調整で営業のみはたまにあり得ます。(2013/08/26)